2013北仑高级中学

本文试对公文写作中常见的错误进行分析。

首先，标题部分

前缀部分包括编号、密级和保密期限、紧急程度、签发机关标识、文件编号、签发人等要素。页眉部分写文档字体大小经常出错。文件编号是签发机关为其正式文件编制的顺序号，由签发机关代字、年份、文件顺序号三部分组成。

(一)发证机关代表字容易混淆。

签发机关的代词是签发机关名称的简称，应当选用签发机关名称中最能体现该机关属性的词语作为该机关的代词。如宁波市人民政府发布的公文，由发文机关用“甬正”代替；宁波市教育局下发的公文，发文机关写的是“焦涌”。但如果简称不当，就容易造成混淆，起不到应有的作用。比如“鄞州高级中学”的发证机关不能用“尹仲”代替“尹仲高级中学”，因为还有“鄞州中学”，不能用“尹仲”来区分。再比如，华东师范大学不能用华东师范大学代替华东师范大学，因为还有华中师范大学和华南师范大学。

(二)括号使用不当

新格式明确规定“年份要用全称，用六角括号括起来”，如“焦涌[2065 438+03]5号”。但XJ (2013)第12号中用括号表示年份是错误的，应改为[2013]。

(3)序号书写不当

新《格式》明确规定，文件序号不得由空数字组成(即1不得由01组成)，不得加“无”字。如引用“XJ [2013]第12号”，应删除“号”一词，改为“XJ[2013]第12号”。

二、主体部分

主文部分由标题、主送机关、正文、附件说明、签发机关签章、成文日期和印章、注释和附件组成。

(A)标题写得不恰当

1.语言的误用。语言的选择要根据写作的目的和要求、语言的适用范围和写作的关系来确定，不能混淆。

(1)请示和汇报混在一起。虽然指令和报告都是上层语言，但它们有不同的用途和要求。请示“适用于向上级机关请示、批准”，必须事先写好，上级机关收到请示必须回复。报告“适用于向上级报告工作、反映情况、答复上级询问”。可以写在中间，也可以写在事后，不需要上级回复。书面上，混合请求和报告的例子有:①XX公司关于举办技术交易会和开展技术合作活动的请求报告；②XX学校关于买冰箱的报告。从题目中的理由来看，都是请示上级批准，所以①中的“报告”二字应去掉，②中的“报告”二字应改为“请示”。

(2)指令和字母的误用。指令为上层语言，字母平行；请示是向有隶属关系的上级机关请示批准，函可用于向相同或不同的下级机关请示批准。比如北仑职业高中向北仑区教育局要资金建宿舍楼时，要用“请示”，因为北仑区教育局是北仑职业高中的下属机关；如果向北仑财政局要资金建宿舍，要用公函，因为北仑财政局和北仑职业高中没有隶属关系。

(3)答与答的误用。回复是对请求的回复，由对下级有隶属关系的上级使用；回函是对信件的回复，用于无隶属关系的机关之间。如《宁波市人民政府关于同意拨付水闸建设资金的批复》是宁波市人民政府发的，北仑区人民政府发的，两者都是下级，所以正确的标题应该是《宁波市人民政府关于同意拨付水闸建设资金的批复》。

2.原因写的不太妥当。公文标题的原因是对公文内容的高度概括，要求准确、简洁。常用的结构是“约×××××××”。一些公文标题的原因比较复杂、含糊不清或者缺少“约”字。比如:①Xx公司因违规销售建材开除Xx公职的通知；②Xx市安监局关于向相关单位通报全市安全检查的通知。①错在漏了“约”字，要加；(2)错误是表述复杂冗长，可改为“××市安监局关于在全市开展安全检查的通知”。

3.发证机关和原因颠倒。“发证机关名称+理由+语言”的结构顺序不能颠倒。如XX公司关于同意在分厂设立销售部的批复，应改为XX公司关于同意在分厂设立销售部的批复。

(二)主送机关拟写不当。

主送机关是指公文的主受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关名称。

1.主要输送到多个器官。新《条例》规定，“原则上应当向上级机关抄送一份，根据需要同时抄送有关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关”。比如《XX职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》，主要是“市人民政府、市教育局”发的。显然存在多头主送的错误，正确的主送机关应该只写“市教育局”。

2.主要派领导个人。新《条例》规定，“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文”。如“XX电子工业学校关于解决教师编制问题的请示”，因主送机关为“XX局长”，应改为“XX教育局”。

(3)文字书写不当

1.缺少过渡句。过渡是文章中内容与段落之间的连接和转换，具有承上启下的作用。如果没有过渡文字，段落的转换会很突兀，文章的意思也不会很好理解。例如，在一份会议通知中，开头就说明“XX会议是根据……计划召开的，但是开头和主要部分之间缺少过渡文字连接，使得主要部分看起来不自然。正确的做法是在“拟召开的会议”后加上“现将有关事项通知如下”。这样，开始部分和主要部分之间的连接是自然的。

2.官方文件引用不当。在回复公文的开头，通常会先引用通信内容。引用时应先引用标题，再触发符号。在写作实践中，经常出现回复公文不引用公文标题和文号的现象。如市文化局《关于同意举办第十一届亚运会图片展的批复》中，文首第一句为“你院请示收悉”，应改为“你院关于于×××年×月×日在你馆举办第十一届亚运会图片展的请示”

3.时间和数字使用不当。在公文中，除了成语用小写汉字外，大部分数字都要用阿拉伯数字。比如“此新闻源于本市早报1992年4月1日的一篇愚人节快报”，其中日期夹杂了汉字和阿拉伯数字，应改为“4月1992+0”。再比如“沿河四村各建一座小水闸”，其中“一”要改为“一”。

4.违反一文一物原则。新《条例》规定，请示应当是一回事；但是，在实际工作中，往往会有很多事情。比如某职业学校向市教育局请示解决学生宿舍楼建设资金问题。文中除了要求拨款建设学生宿舍外，还涉及到本校图书馆未达标，希望上级部门支持的内容。这就违背了请示的写作原则。正确的做法是删除后一件事，另文请示。

5.内容层次紊乱。公文是为了解决实际问题而写的，重在实用性，所以观点要清晰明确。因此，公文具有特殊的结构层次和顺序。比如一则通报的正文:“XX制鞋有限公司长期没有后勤保障细则，没有领导同志值班制度，安全管理混乱。公司有三个主要工厂。下班后只有一个七十多岁的老人值班，没有严格的规章制度和岗位责任制，让个别思想不健康的员工有机可乘。导致公司的成品和半成品经常被盗，却一直没有引起公司领导的足够重视。经查，12月17日夜间发生的火灾是一起人为事故，是严重失职。为了严肃纪律，我公司决定取消公司总经理职务，并扣除年度奖金。”这份通知的文字顺序非常混乱。按照公文的结构和顺序，你要先写事实，再写意见，再写决定和要求。首先写“65438+2月65438+7月之夜，XX鞋业有限公司发生火灾..经调查，火灾是人为事故。”其次，写“公司长期没有物流安全规则...但一直没有引起领导的重视。”最后我写道:“鉴于本公司领导安全生产工作做得不好，无视组织规定，我们决定取消本公司总经理职务，并扣除年度奖金。希望各分行、分局引以为鉴。”

6.结束语使用不当。大多数公文语言都有专门的结束语，但在日常工作中经常被误用、误用。如请示的结论是“问候”，公文中使用礼仪性问候是禁忌，应改为“以上请求如有否定，请回复”。再如，回复的结论是“我特此回复”，不规范，应改为“我特此回复”。同样，回复的结论也应该是“特此回复”。

第三，版本记录部分

版本记录部分包括抄送机关、发布机关、发布日期等要素。

(a)向个人发送一份副本

抄送机关是除主送机关以外的其他需要了解公文内容的机关。把“××主任”写成抄收机关是错误的。正确的做法应该是送一份给主任所在的单位。

(2)签发机关和日期不当。

签发机关和日期是指公文的发送机关和日期。部门下发的公文一般由部门办公室签发。比如宁波市教育局下发的文件，不应该写成“宁波市教育局”，而应该写成“宁波市教育局办公室”。发行日期应使用阿拉伯数字，而不是汉字。另外需要注意的是，2065438年7月1日起，公文不再标注主题词。